Im Rahmen ihres Sharepoint-Vortrags gab Judith Schütz auch eine kleine Einführung in das Thema Change Management. Während das den Consultants unter uns sicher ein sehr geläufiger Begriff ist, war mir die hilfreiche Erklärung von Judith Schütz diesen Eintrag wert. Vielleicht hilft es Euch ja auch:

Change Management hat viele Bedeutungen und kann unter anderem mit „Organisationsentwicklung“ übersetzt werden. Die Entwicklung einer Organisation ist normalerweise kein demokratischer Prozess, sondern eine klassische Führungsaufgabe des Managements. D.h. die Vorgaben wohin das Unternehmen geht, macht der “Chef”, nicht das Team. Ein kluger Chef wird aber sein Team fragen, wie das Ziel am besten zu erreichen ist.

Jeder „Change“ oder jede Veränderung ist immer mit einer ordentlichen Portion Unsicherheit verbunden, die man aushalten und vor allem auch an die Mitarbeiter kommunizieren muss. Man soll Sicherheit und Klarheit vermitteln ohne zu verbergen, dass sich während des Prozesses durchaus noch Änderungen ergeben können (Formel: „Wir haben geplant, dass…“)

Widerstände gegen den Veränderungsprozesses werden mit ziemlicher Sicherheit auftreten. Diese kommen von Versagensängsten der betroffenen Mitarbeiter: jeder hat Angst, seine Arbeit in Zukunft nicht mehr so wie bisher bewältigen zu können. Ein guter Change Manager versteht es, diese Ängste in Dynamik umzuwandeln, die den Wechsel unterstützt.

Dabei ist das Gedankenmodell der 4 Zimmer des Change Managements hilfreich, das das emotionale Grundmuster von Personen, die einen Wandel durchlaufen, beschreibt:

1. Zunächst befinden sich die Mitarbeiter im Zimmer der Zufriedenheit. Dieses Zimmer entspricht dem Alltag; alles ist bekannt und organisiert. Es wird zwar gejammert aber eigentlich will niemand raus. Um die Mitarbeiter aufzurütteln, muss man schon die gravierenden Nachteile des Jetzt den erwarteten Vorteilen der vorgesehenen Veränderung gegenüberstellen und sehr genau erklären, was man sich von den Veränderungen verspricht.
2. Ist das Projekt erst einmal angestoßen, aber noch nicht bei den Menschen angekommen, befinden sich diese im Zimmer der Verdrängung. D.h. das „Problem“ wird ignoriert nach dem Motto: „Ach, bis jetzt ist noch jedes neue IT-System wieder eingestellt worden.“ Jeder hält sich erstmal bedeckt, denn es besteht die Angst, dass die Mühe, die in den bisherigen Arbeitsplatz geflossen ist, umsonst war, wenn das „Neue“ kommt.
3. Wenn dann langsam die Arbeit mit dem neuen System anfängt (weil es sich nicht mehr vermeiden lässt), stolpern die User in das Zimmer der Verwirrung. Vieles funktioniert nicht wie gewohnt, manches war anders gewünscht, es herrscht Desorientierung und Lähmung. Es finden viele Meetings statt, in denen Anschuldigungen ausgetauscht werden. Selbstzweifel machen die Runde („bin ich gut genug?“).
4. Nach den ersten kleinen Erfolgserlebnissen schaffen es einige User ins Zimmer der Erneuerung. Sie sind stolz, ihre Aufgaben nun mit dem neuen System besser erledigen zu können.

Der Gang durch die Zimmer verläuft selten linear aber es gibt keine Abkürzungen. Die Mitarbeiter werden häufig vor und zurück pendeln. Zur optimalen Unterstützung sollten sie immer durch Coaches begleitet werden. Die Coaches müssen beachten, dass sie die Mitarbeiter je nach „Entwicklungsstadium“ anders ansprechen, denn es gibt immer welche, die weiter fortgeschritten sind als andere.

• Um User aus dem Zimmer der Zufriedenheit aufzuschrecken, muss die Notwendigkeit des Wandels bewusst gemacht werden.
• User im Zimmer der Verdrängung benötigen erstmal Anerkennung für Ihre bisherigen Leistungen (”Toll was du gemacht hast; wie könnte man das in die zukünftigen Entwicklungen integrieren?”). Man muss Mitgefühl zeigen, dass die Leute schon wieder etwas neuen machen müssen.
• Im Zimmer der Verwirrung benötigen die Leute v.a. die Möglichkeit des Erfahrungsaustausches mit anderen Usern; “Wie geht es Dir?”, “Wie hast Du das gelöst?” Ihnen muss Mut gemacht werden; auch bei kleinen Erfolgen!
• Im Zimmer der Erneuerung brauchen die User Schulungen, Nachschulungen, Evaluationen („Was läuft gut, was fehlt noch?“). Nicht zu lange warten, da ansonsten niemand mehr an Verbesserungen denkt!

Für uns PMs ist dieses Gedankenmodell eine gute Hilfe, wenn es gilt. neue IT-Systeme in Unternehmen einzuführen oder generell, wenn Mitarbeiter, Kunden, Kollegen sich auf eine Veränderung einstellen sollen. Dann wird aus jedem von uns ein kleiner Change Manager, der die vier Zimmer im Hinterkopf haben sollte.

PS: Die vier Zimmer helfen auch, eigene Verhaltensweisen angesichts bevorstehender Veränderungen besser zu verstehen. Probiert’s mal aus…

Ein weiterer Teil aus dem Vortrag von Judith Schütz war die kritische Betrachtung einiger Mythen, die Sharepoint vorauseilen:

• “Sharepoint ist so toll, so modular, so gut anzupassen usw. wir können alles machen”
  Durch diese weit verbreitete Auffassung besteht die Gefahr, viel zu schnell in ein Projekt zu gehen, ohne die Projektziele genau geklärt zu haben. Auf jeden Fall sollte man Workshops mit den Stakeholdern veranstalten, um sich klar zu werden, was überhaupt erreicht werden soll.
• “Sharepoint ist den Usern vertraut, da die User Microsoft Office kennen”
  Das stimmt für einzelne Funktionen. Jedoch ist Sharepoint ein Tool zur Unterstützung von Arbeitsabläufen. Und diese ändern sich durch Sharepoint grundlegend und erfordern dementsprechenden Schulungsbedarf.
• “Sharepoint ist schnell eingeführt”
  Der Teufel liegt im Detail; wenn man genau verstehen will, wie die User arbeiten und sie optimal unterstützen möchte, kann die Einführung von Sharepoint sehr zeit- und ressourcenintensiv werden.
• „Sharepoint spart Speicherbedarf”
  Da die Arbeit mit Fileshares reduziert wird, kann Sharepoint in der Tat Speicherplatz einsparen. Benutzt man allerdings die Möglichkeiten der Offline-Synchronisation kann Sharepoint allerdings nach einiger Zeit wesentlich mehr Speicherplatz verschlingen. Dies macht striktes “Lifecycle Management” nötig. So sollte es z.B. einen Prozess zur Löschung ungenutzter Workspaces geben.
• “Sharepoint vereinfacht die Organisation, also brauchen wir keine Organisationsrichtlinien und Arbeitsmethoden mehr”
  Auch das stimmt nicht. Sharepoint ist ein statisches Instrument und alles was rundherum passiert, spiegelt sich darin. “Mist in, Mist out” gilt auch für Sharepoint.

Da bei Spirit Link vermehrt Sharepoint-Projekte auftreten, habe ich mich vor einigen Wochen mal auf die Suche nach Blogs und Podcasts zu dem Thema gemacht. Einen guten Podcast zum Thema bietet Michael Greth, ein Microsoft Most Valuable Professional.

In den Folgen 66, 67 und 68 hat er einen sehr interessanten Vortrag von Judith Schütz, einer Schweizer Unternehmensberaterin, online gestellt. Sie betrachtet Sharepoint nicht in erster Linie als IT-Thema sondern stellt vielmehr die damit verbundenen organisatorischen Herausforderungen in den Vordergrund.

Auf den Punkt gebracht lautet Ihre Aussage, dass eine Sharepoint-Einführung nur zu 20% etwas mit IT zu tun hat. 80% des Aufwands gelten der Organisationsentwicklung bzw. dem Change Management, denn „Wenn das Potenzial von Sharepoint realisiert werden soll, muss man sich fragen was heißt das für die Organisation, für die Art und Weise wie wir zusammenarbeiten und wie wir führen im Unternehmen?“

Die Tatsache, dass man niemals das Potential von Sharepoint (oder irgendeiner anderen Software) realisieren kann, wenn man den Leuten nicht erklärt, wie sie in ihrer Organisation mit dem neuen Tool arbeiten sollen, liegt meiner Meinung nach auf der Hand. Beispiel Collaboration: Wenn die Leute die Collaboration-Philosophie von Sharepoint nicht intus haben, werden sie sich weiter Dateien gegenseitig per Mail zuschicken, anstatt sie in einem Sharepoint-Workspace gemeinsam zu bearbeiten.

Dieser Eingewöhnungsprozess betrifft alle Ebenen des Unternehmens bis hin zum persönlichen Desktop des Mitarbeiters. Ja, dem Desktop: Die Mitarbeiter müssen die gesamte Bedienung von Outlook, Word, Excel, Powerpoint & Co. nach der Einführung von Sharepoint überdenken, da sich das System auch dort einklinkt. Bislang ließ man den Desktop der User weitgehend unangetastet.

Kurz gefasst, gilt es

• die User im Umgang mit der neuen Software umfassend zu schulen. Es reicht nicht aus, lediglich die neuen Funktionen vorzustellen. Die ganze Arbeitsweise des Mitarbeiters muss überdacht und neu trainiert werden (mögliche Themen: “Richtige Nutzung eines Online-Meeting-Spaces”, „Online Entwicklung eines Dokuments im Team“, “Führung virtueller Teams”)
• frühzeitig Spielwiesen bereit zustellen. Bestimmte Bereiche des Unternehmens eignen sich besonders für Pilotprojekte - damit sollte man starten; Die User und auch die Implementierer sammeln so schrittweise Erfahrung und dienen als Multiplikatoren. Wichtig ist, dass Coaching stattfindet und die Erfahrungen aus den Pilotprojekten zurück ans Entwicklungsteam fließen.
• die Gesamtorganisation - wenn nötig - anzupassen. Oftmals müssen Workflows der Organisation angepasst werden, wenn sich neue technische Möglichkeiten ergeben. Dies kann schwierig sein, wenn das Commitment der GF nicht vorhanden ist. (Und zudem wird dieser Punkt meistens in Budgets vergessen.)

Fazit: Sharepoint kann zwar vieles, ist aber sicher kein Selbstläufer.